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Fin de las prórrogas automáticas del DEE: ¡que tomen nota los empresarios!
El 29 de octubre de 2025, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) anunció que está poniendo fin a las "extensiones automáticas" de la autorización de empleo de trabajadores temporales para aquellos cuyas categorías de estatus son aplicables. El DHS pone fin a esta práctica y procedimiento a partir del 30 de octubre de 2025. El Departamento ha citado la necesidad de "investigar y examinar adecuadamente a los extranjeros antes de conceder un nuevo período de autorización de empleo" como la razón principal para la terminación de los procesos de prórroga automática. Los avisos del Registro Federal y otros anuncios del DHS para prórrogas de la autorización de empleo pueden seguir produciéndose en el futuro; sin embargo, suelen tener un alcance muy limitado y a menudo se refieren a personas con Estatus de Protección Temporal (TPS).
El DHS pone fin a las prórrogas automáticas del EAD: Lo que los empresarios deben saber
Las empresas que contratan trabajadores en EE.UU. deben cumplimentar y mantener los Formularios I-9 del DHS para verificar la identidad y la elegibilidad para el empleo de cada empleado. En el caso de los empleados con autorización de trabajo temporal del DHS, las empresas deben garantizar la documentación continua e ininterrumpida de dicha autorización en los Formularios I-9. La mayoría de los trabajadores temporales reciben un Documento de Autorización de Empleo(EAD) del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS), un organismo dependiente del DHS. Los EAD muestran las fechas de emisión y caducidad, y existen unas 57 categorías de autorización de trabajo temporal. Dependiendo de la categoría, el USCIS concede periodos específicos de autorización de empleo (muchos de los cuales duran ahora hasta cinco años, incluso para la mayoría de los solicitantes de asilo). La mayoría de las categorías requieren que las personas obtengan un nuevo EAD antes de que expire su autorización actual para seguir trabajando sin interrupción. Sin embargo, USCIS permite a un número limitado de categorías seguir trabajando presentando a su empleador un recibo de renovación presentado a tiempo. En estos casos, el DHS concede "prórrogas automáticas" de la autorización de trabajo (actualmente hasta 540 días naturales) que deben registrarse en el formulario I-9 de la persona en la casilla de información adicional de la sección 2.
Todo eso se acaba ahora: ya no se permitirán las prórrogas automáticas para aquellos empleados cuyas solicitudes de nuevos EAD hayan sido recibidas por USCIS el 30 de octubre de 2025 o después. Esos recibos no pueden ser aceptados por los empleadores con el fin de extender la autorización de trabajo en los 18 códigos de categorías específicas. ¿Qué significa esto para los empleadores que tienen trabajadores temporales que encajan en cualquiera de las 18 categorías diferentes? El DHS se aleja de las auto-extensiones es un cambio de juego para las empresas y su personal respectivo que son responsables de asegurarse de que las pruebas de autorización de trabajo se documentan adecuadamente y se mantienen de forma continua.
Responsabilidades del empleador en el cumplimiento del I-9 tras los cambios en el DEE
La responsabilidad de documentar la autorización de trabajo, de la que normalmente se ocupaban los equipos de recursos humanos, operaciones de personal y similares, recaerá ahora en el Suplemento B del formulario I-9. El Suplemento B es la sección del formulario que se ocupa principalmente de la reverificación de los EAD. El Suplemento B es la sección del formulario que se ocupa principalmente de la reverificación de los EAD. Para mantener una autorización de trabajo continua en EE.UU., los trabajadores temporales deben solicitar nuevos EAD lo antes posible, hasta 180 días antes de que expire su EAD actual. Los empleados de las categorías de prórroga automática han dependido habitualmente de sus recibos del USCIS para prorrogar su autorización de trabajo mientras esperaban la llegada por correo de sus nuevos DEE. El aumento de la investigación de las solicitudes de EAD y el enfoque del gobierno federal en la colocación de los extranjeros en los procedimientos de expulsión, el proceso de recepción de un nuevo EAD puede verse gravemente afectado y retrasado. Los empresarios deben recordar continuamente a sus empleados que soliciten pronto sus nuevos EAD y hacer un seguimiento de cada persona como mejor práctica. Mantener la continuidad operativa es fundamental, sobre todo teniendo en cuenta la limitada mano de obra. La prevención de los despidos debidos a retrasos en la presentación y a la falta de autorización de trabajo actualizada debe seguir siendo una prioridad para las empresas que dependen de las prórrogas automáticas basadas en recibos del USCIS.
Riesgos del incumplimiento del I-9: Auditorías del ICE y sanciones económicas
El I-9 es un formulario de una sola página que parece sencillo y directo. Nada más lejos de la realidad. Los matices y maquinaciones de la I-9 y lo que se requiere de todo el personal que trata de permanecer en pleno cumplimiento de los requisitos federales es desalentador en el mejor. El ICE ha pisado a fondo el acelerador para aumentar significativamente sus capacidades y acciones de aplicación en el lugar de trabajo, lo que incluye auditorías de cumplimiento de los formularios I-9.
Lo más importante que hay que entender sobre el cálculo de las multas del ICE durante las auditorías I-9 es que cada formulario I-9 deficiente cuenta como una sola infracción, independientemente de la gravedad de los errores. En otras palabras, un pequeño error no corregible se trata igual que varios errores importantes, y las sanciones pueden acumularse rápidamente. Si un porcentaje significativo de sus formularios I-9 contiene errores, las multas totales pueden superar fácilmente los 100.000 dólares o más. Los riesgos aumentan aún más si usted no mantiene adecuadamente los formularios I-9 para empleados temporales o de corto plazo, especialmente cuando la reverificación no se completa a tiempo. En pocas palabras, ICE emitirá multas si el error es menor o mayor. Los empleadores que proactivamente auditan y corrigen sus formularios I-9 antes de una inspección oficial pueden reducir drásticamente su exposición.
Medidas inmediatas
- Audite a su plantilla: Identifique a los empleados con autorización de trabajo temporal.
- Comuníquelo con antelación: Recuerde a los empleados que presenten las renovaciones de los EAD hasta 180 días antes de su caducidad.
- Actualizar los procedimientos de RRHH: Formar al personal sobre las nuevas normas del DHS y los requisitos de reverificación.
- Controle el cumplimiento: Controle las fechas de caducidad y realice un seguimiento proactivo.
Apoyo experto para el cumplimiento de la normativa de inmigración
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