Políticas marco de protección de datos

Actualizado: 3 de octubre de 2023

Guidepost Solutions LLC ("Guidepost Solutions" o "nosotros") ofrece soluciones globales de investigación, cumplimiento, monitoreo y consultoría de seguridad y tecnología para clientes en una amplia gama de industrias. Nuestra dirección es 260 Madison Avenue, Third Floor, New York, NY 10016.

Consideramos que la privacidad de las personas y la confidencialidad de las actividades comerciales de nuestros clientes son esenciales para nuestros valores como empresa.

Este acuerdo entre Suiza y EE.UU. Política Marco de Privacidad de Datos (la "Política Marco Suiza") describe cómo Guidepost Solutions recopila y utiliza los datos personales que recibimos desde Suiza en virtud de la Legislación Suiza-EE. Principios del Marco de Privacidad de Datos ("Swiss-U.S. Principios del DPF"). Cumpliremos con los requisitos de la Suiza-EE. UU. Principios del marco de privacidad de datos, como se explica con más detalle a continuación.

Esta Política Marco Suiza cubre los Datos Personales, incluidos los Datos Sensibles, que recibimos de Suiza en el curso de la realización de investigaciones de personas en nombre de nuestros clientes. Los términos Datos Personales y Datos Sensibles se refieren a información sobre una persona física identificada o identificable, tal y como se definen en la Suiza-EE. UU. Principios del Marco de Privacidad de Datos. Para saber cómo Guidepost Solutions recopila y utiliza datos personales recopilados a través del sitio web de su empresa, www.guidepostsolutions.com, consulte la Política de privacidad de nuestro sitio web.

La Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés) tiene jurisdicción sobre: Guidepost Solutions con respecto a su cumplimiento con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. ("DPF UE-EE. UU.") y la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU.

Cambios a esta política

Guidepost Solutions puede actualizar esta Política Marco Suiza en cualquier momento, siempre y cuando los cambios sean coherentes con las Normas Suizas y Estadounidenses de Suiza. Principios del Marco de Privacidad de Datos y cualquier otro término de nuestra certificación en virtud del mismo. Publicaremos la fecha de entrada en vigor de cualquier cambio como parte de cualquier Política Marco Suiza actualizada.

Los Principios del Marco de Privacidad de Datos

Guidepost Solutions cumple con las normas Suiza-EE.UU. Marco de privacidad de datos según lo establecido por el Departamento de Comercio de EE. UU. Guidepost Solutions ha certificado al Departamento de Comercio de los EE. UU. que se adhiere a la Suiza-EE. Principios del Marco de Privacidad de Datos con respecto al procesamiento de datos personales recibidos de Suiza en virtud de las Leyes Suiza-EE. DPF. Si existe algún conflicto entre los términos de esta política de privacidad y los acuerdos entre Suiza y EE. UU. DPF, regirán los Principios. Para obtener más información sobre el programa Marco de Privacidad de Datos (DPF) y ver nuestra certificación, visite https://www.dataprivacyframework.gov/.

Guidepost Solutions se compromete a proteger la privacidad personal. De conformidad con nuestro programa y procedimientos internos de seguridad de la información, capacitamos regularmente a nuestros empleados sobre los requisitos de privacidad y la implementación de esta Política Marco Suiza. El incumplimiento por parte de un empleado de esta Política Marco Suiza puede dar lugar a medidas disciplinarias. Revisamos periódicamente esta Política Marco Suiza y nuestros procesos para asegurarnos de que cumplimos con el DPF.

1. Aviso

Guidepost Solutions recopila y procesa Datos Personales en el curso de la realización de investigaciones y diligencia debida en virtud del contrato con sus clientes (o sus representantes legales).

Los Datos Personales que procesamos en nombre de nuestros clientes pueden incluir, por ejemplo, lo siguiente: nombre, fecha de nacimiento, dirección, licencia de conducir, pasaporte, visa u otros identificadores nacionales, título en el trabajo o cualquier información similar útil para identificar correctamente un sujeto de investigación y proporcionar la información solicitada por el cliente. Podemos agregar datos personales de otras fuentes, por ejemplo, de los registros de un empleador, de las redes sociales o bases de datos públicas, registros judiciales o una institución educativa. Sujeto a la ley aplicable, podemos recopilar registros judiciales o certificados relacionados con antecedentes penales o quiebras, historial de litigios, historial crediticio, información relacionada con el servicio en un cargo directivo o licencias y certificados profesionales.

Publicaremos un enlace a esta Política Marco Suiza en nuestro sitio web, www.guidepostsolutions.com, y pediremos a nuestros clientes que proporcionen un enlace a ella o a su URL en cualquier formulario desde el que el cliente nos notifique o solicite su consentimiento para que llevemos a cabo nuestras investigaciones en su nombre o para recibir datos transferidos desde Suiza.

En la medida en que lo permitan los Principios del Marco de Privacidad de Datos y la legislación aplicable, Guidepost Solutions también se reserva el derecho de procesar los Datos personales proporcionados o recopilados en nombre de un cliente sin previo aviso o conocimiento de las personas involucradas, incluida cualquier complementación de la información a través de fuentes disponibles públicamente, según lo consideremos necesario para cumplir con nuestras obligaciones con nuestros clientes.

2. Elección

Guidepost Solutions reconoce su deber, en virtud de los Principios del Marco de Privacidad de Datos, de otorgar a las personas el derecho de elección antes de usar los Datos personales que les conciernen para un propósito materialmente diferente de los fines para los que se recopilaron los datos o para su divulgación a un tercero para cualquier uso no relacionado con esos fines. Ofreceremos opciones si se produce alguna de esas circunstancias, salvo que los Principios del Marco de Privacidad de Datos o la ley aplicable permitan lo contrario.

3. Rendición de cuentas por la transferencia ulterior

Guidepost Solutions puede transferir los Datos Personales que recopilamos y procesamos a empresas e individuos que actúan como agentes con el propósito limitado de ayudarnos a brindar servicios a nuestros clientes. Estos terceros pueden incluir, por ejemplo, proveedores que almacenan o procesan datos en nuestro nombre o investigadores individuales que recopilan datos personales adicionales como se describe anteriormente. Los investigadores pueden divulgar datos personales limitados para buscar registros disponibles públicamente, por ejemplo, a un tribunal o a una institución educativa o, en circunstancias limitadas, a personas con conocimiento disponible públicamente sobre la persona bajo investigación.

Obtenemos garantías contractuales de que nuestros agentes protegerán los Datos Personales de conformidad con esta Política Marco Suiza. Ejemplos de garantías apropiadas que se pueden solicitar a los agentes incluyen obligaciones contractuales para limitar el uso de los datos a fines definidos, cumplir con la ley aplicable, proporcionar una seguridad razonable y notificarnos de cualquier violación y transmitir las mismas protecciones o protecciones similares en cualquier transferencia posterior. Si tenemos conocimiento real de que un agente está utilizando o divulgando Datos personales de una manera contraria a esta Política Marco Suiza, tomaremos las medidas razonables para evitar o detener el uso o la divulgación. Como se describe en los Principios del Marco de Privacidad de Datos, Guidepost Solutions puede seguir siendo responsable de la transferencia posterior de Datos Personales cubiertos por la Política Marco Suiza en determinadas circunstancias.

Guidepost Solutions también podemos divulgar Datos personales en respuesta a solicitudes legales de las autoridades públicas, incluso para cumplir con los requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley, para cumplir con una citación para un procedimiento civil o penal o un proceso legal similar, o cuando creamos de buena fe que la divulgación es necesaria para proteger nuestros derechos, proteger la seguridad, investigar fraudes, o responder a una solicitud del gobierno.

Como organización participante en el Swiss-U.S. El marco de privacidad de datos, el acuerdo entre Suiza y EE. Los Principios del DPF nos exigen, en el contexto de una transferencia posterior, que seamos responsables del tratamiento de los datos personales que recibimos en virtud de la Legislación Suiza-EE. DPF y, posteriormente, transferirlo a un tercero que actúe como agente en nuestro nombre. Seguiremos siendo responsables en virtud de los Principios si nuestro agente procesa dichos datos personales de una manera incompatible con los Principios, a menos que podamos demostrar que no somos responsables del evento que dio lugar al daño".

4. Seguridad

Guidepost Solutions tomará medidas razonables y apropiadas para proteger los Datos Personales en su posesión contra la pérdida, el uso indebido y el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración y la destrucción, teniendo debidamente en cuenta los riesgos involucrados y la naturaleza de los Datos Personales. Sin embargo, ningún método de transmisión a través de Internet, o método de almacenamiento electrónico, es 100% seguro. Por lo tanto, no podemos garantizar su absoluta seguridad.

5. Integridad de los datos, limitación de la finalidad y uso

Guidepost Solutions recopila y utiliza Datos Personales para los fines solicitados por nuestros clientes. Guidepost Solutions conservaremos una copia de los Datos personales recopilados en nombre de nuestros clientes durante el tiempo que necesitemos los datos para prestar servicios a esos clientes. También podemos conservar y utilizar cualquier dato personal cubierto por esta Política Marco Suiza según sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos.

6. Acceso y corrección

Guidepost Solutions reconoce los derechos de una persona a acceder a los Datos Personales y a modificarlos o solicitar su eliminación, tal y como se define en los Principios del Marco de Privacidad de los Datos. Las solicitudes de acceso pueden dirigirse al Contacto de Privacidad en la dirección que figura al final de esta Política Marco Suiza. Si, por ejemplo, tiene conocimiento de que su empleador nos ha solicitado que realicemos una investigación de sus antecedentes o si ha dado su consentimiento para dicha investigación por parte de una persona o empresa, le sugerimos que primero dirija cualquier solicitud de acceso a los Datos personales directamente al empleador o a esa persona o empresa. Esa empresa, nuestro cliente, conserva la propiedad de cualquier dato personal que hayamos recopilado en su nombre. Mantenemos los datos sujetos a los requisitos legales de confidencialidad.

7. Recurso, ejecución y responsabilidad

De conformidad con la Legislación Suiza-EE.UU. Principios del Marco de Privacidad de Datos, Guidepost Solutions se compromete a resolver las quejas sobre su privacidad y nuestra recopilación o uso de sus datos personales transferidos a los Estados Unidos de conformidad con el Acuerdo Suizo-EE. Principios del DPF. Las personas suizas con consultas o quejas de DPF con respecto a nuestro manejo de datos personales recibidos en virtud de la Suiza-EE. UU. DPF debe ponerse en contacto primero Guidepost Solutions En: privacyframework@guidepostsolutions.com

o para:

Guidepost Solutions LLC
A la atención de: Directora de Privacidad Allison Spagnolo
260 Madison Avenue, Tercer Piso
Nueva York, NY 10016

Nos esforzaremos por responder a dichas preguntas o inquietudes dentro de los cuarenta y cinco (45) días posteriores a la recepción, ya que el Acuerdo Suizo-Estadounidense de Suiza. Los principios del marco de privacidad de datos requieren.

Guidepost Solutions se ha comprometido además a remitir las quejas de privacidad no resueltas en virtud de los Principios del DPF a un mecanismo independiente de resolución de disputas, Data Privacy Framework Services, que tiene su sede en los Estados Unidos y es operado por BBB National Programs. Si no recibe un acuse de recibo oportuno de su queja, o si su queja no se aborda satisfactoriamente, visite https://bbbprograms.org/programs/all-programs/dpf-consumers/ProcessForConsumers para obtener más información y presentar una queja. Este servicio se proporciona de forma gratuita.

Si su queja de DPF no se puede resolver a través de los canales anteriores, bajo ciertas condiciones, puede invocar un arbitraje vinculante para algunas reclamaciones residuales no resueltas por otros mecanismos de reparación. Para obtener más información, consulte https://www.dataprivacyframework.gov/s/article/G-Arbitration-Procedures-dpf?tabset-35584=2

Contacto de privacidad

Si tiene alguna solicitud, inquietud o pregunta en virtud de este Acuerdo Suizo-EE. Política Marco de Privacidad de Datos, envíelos a privacyframework@guidepostsolutions.com

o para:

Guidepost Solutions LLC
A la atención de: Directora de Privacidad Allison Spagnolo
260 Madison Avenue, Tercer Piso
Nueva York, NY 10016
(202) 499-4330

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales e Información (en adelante la "Política"), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas relacionadas, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e información que contenga datos personales susceptibles de Tratamiento, y explica como Guidepost Solutions S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula y trata información que usted provee a través de distintos medios.

I. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL DATO - ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS.

Guidepost Solutions S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada, legalmente constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT. 901.761.534-0, teléfono 6017321278 y con domicilio principal en la CR 11 86 53 OF 1303-2, de la ciudad de Bogotá D.C. (en adelante, el "Responsable del Tratamiento").

Para efectos de esta Política, el Área Encargada de resolver las peticiones, quejas y reclamos de los titulares de la información es el área administrativa y podrá ser contactada al siguiente correo electrónico: bogadmin@guidepostsolutions.com .

II. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD

El Responsable del Tratamiento, previa Autorización de los titulares de la información (en caso que esta sea requerida), puede obtener información de personas naturales, visitantes, empleados, aprendices, clientes, potenciales clientes, proveedores y contratistas, según el medio a través del cual éstos proporcionen de forma libre y voluntaria su información personal, según el tipo de relación comercial, contractual y/o legal que exista con el Responsable del Tratamiento. Los tipos de datos personales que recolectamos son datos públicos, semi privados, y no serán recolectados datos sensibles o de menores de edad que no sean públicos, siempre y cuando no exista una Autorización previa y expresa del tutor o representante legal de dicho Menor de Edad.

Los datos personales proporcionados al Responsable del Tratamiento serán recolectados, almacenados, usados, analizados, circulados, actualizados y reportados para las siguientes finalidades: (i) como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, (ii) como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas, (iii) como herramienta para el ofrecimiento de productos o servicios propios o de terceros, (iv) como herramienta para el inicio de cualquier cobro prejudicial o judicial, (v) para que la información sea compartida, circulada y usada por otras entidades, dentro y fuera del territorio colombiano, para cualquiera de los fines aquí previstos, (vi) para el adelantamiento de cualquier trámite ante una autoridad pública o una persona o entidad privada, respecto del cual la información resulte pertinente, (vii) para que toda la información referida al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y datos de la misma naturaleza proveniente de terceros países sea consultada, suministrada, reportada, procesada o divulgada, (viii) para efectos de vigilancia y monitoreo de seguridad, (ix) para que la información suministrada sea consultada en listas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, (x) para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo del Responsable del Tratamiento, (xi) para el inicio de cobros prejudiciales o judiciales, (xii) para la remisión de información publicitaria, comercial y de mercadeo, (xiii) para transmitir los datos personales a terceros ubicados fuera de la República de Colombia o dentro de la República de Colombia (esto es, llevar a cabo la cesión nacional) a terceros para cualquiera de las finalidades previstas en la respectiva Autorización, (xiv) para transferir (esto es, llevar a cabo la cesión nacional) la información personal a terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia, para que usen la información para cualquiera de los fines previstos en la respectiva Autorización, así como a empresas filiales, ubicadas dentro y/o fuera de Colombia para cualquiera de las finalidades indicadas en la respectiva Autorización, o terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia en caso que se lleve a cabo una cesión o transferencia de activos a cualquier título, enajenación global de activos o venta del establecimiento de comercio; (xv) para tramitar peticiones, quejas o reclamos y cualquiera de sus derechos al habeas data; (xvi) para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia; (xvii) para mejorar la experiencia del usuario en la página web del Responsable; (xviii) y en general, para cualquier otra finalidad establecida en la respectiva autorización para el tratamiento de los datos personales.

Si bien no consideramos que los datos recolectados a través de cookies puestas los sitios web del Responsable del Tratamiento sean datos personales, se informa que las cookies son fragmentos de información informática que recopilan los sitios web con el fin de personalizar la experiencia de los usuarios que lo visitan. Por lo que, para estos fines, las cookies almacenan cierta información de los visitantes del sitio, que no se relacionan con la persona tras el usuario sino con el dispositivo, usuario o ip que accede al sitio web. con esto, el Responsable del Tratamiento, a través de las cookies de su sitio web, recopila y trata los datos de sus visitantes, que si bien no son personales, serán tratados de acuerdo con esta política de tratamiento de datos si en algún momento pueden llegar a categorizarse como tales.
Existen diferentes tipos de cookies de acuerdo con el tipo de información que se recopila y las finalidades para las que se hace. en la página web de Guidepost Solutions podrá encontrar los siguientes tipos de cookies:

• Necesarias: las cookies necesarias ayudan a hacer una página web utilizable activando funciones básicas como la navegación en la página y el acceso a áreas seguras de la página web. La página web no puede funcionar adecuadamente sin estas cookies.
• Preferencias: las cookies de preferencias permiten a la página web recordar información que cambia la forma en que la página se comporta o el aspecto que tiene, como su idioma preferido o la región en la que usted se encuentra.
• Estadísticas: las cookies estadísticas ayudan a los propietarios de páginas web a comprender cómo interactúan los visitantes con las páginas web reuniendo y proporcionando información de forma anónima.
• Marketing: las cookies de marketing se utilizan para rastrear a los visitantes en las páginas web. la intención es mostrar anuncios relevantes y atractivos para el usuario individual, y por lo tanto, más valiosos para los editores y terceros anunciantes.

Se hace la salvedad que, ciertas funciones, herramientas o funcionamientos del sitio web sólo operan gracias a la información que recopilan cierto tipo de cookies, por lo que, si éstas no son autorizadas por el usuario, puede que no funcione adecuadamente la página web.

III. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Guidepost Solutions podrá transferir los Datos Personales que recolecta a terceros que realicen ubicadas dentro y/o fuera de la República de Colombia, para que usen la información para cualquiera de los fines previstos en la respectiva Autorización, así como a empresas filiales, ubicadas dentro y/o fuera de Colombia para cualquiera de las finalidades indicadas en la respectiva Autorización, o terceros ubicados dentro y/o fuera de la República de Colombia en caso que se lleve a cabo una cesión o transferencia de activos a cualquier título, enajenación global de activos o venta del establecimiento de comercio; así como a entidades legales que la requieran en virtud de un mandato legal, como por ejemplo la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así como cualquier tercero ubicado dentro y/fuera de la República de Colombia conforme Guidepost Solutions celebre un contrato de Transferencia con éstos.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente al Responsable del Tratamiento:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;

2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada;

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;

5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

V. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA

Los titulares de la información podrán ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, revocar la Autorización mediante el envío de una comunicación a la dirección de correo electrónico y al área indicada en la presente Política. Esta comunicación deberá contener como mínimo lo siguiente:

1. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representado.

3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4. En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Una vez recibida la comunicación por parte del Responsable del Tratamiento, se procederá a dar respuesta dentro de los términos establecidos en la regulación aplicable.

VI. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de correo electrónico y/o a través de la página de internet: guidepostsolutions.com

VII. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL Y DE LAS BASES DE DATOS

Los datos que sean recolectados por el Responsable del Tratamiento serán tratados por éste de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable del Tratamiento procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Las presentes políticas rigen a partir de la fecha de su aprobación, esto es, el día uno (01) de julio de 2024.