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¿Vacaciones de verano? No para los equipos de Recursos Humanos y los I-9.
Creo que la palabra "depresión" ya no se usa mucho, pero la recuerdo muy bien de cuando era niño. Se utilizaba sobre todo en relación con los perezosos y nebulosos días de verano, cuando hacía un calor infernal y la humedad era siempre más alta de lo que cualquiera desearía. Cuando las escuelas siempre volvían a empezar después del Día del Trabajo, agosto se consideraba el verano aburrido, sobre todo cuando sabías que era inevitable que las vacaciones llegaran pronto a su fin.
El verano y el mes de agosto de 2023 para los empresarios estadounidenses y sus equipos de recursos humanos/operaciones de personal NO se considerarán de capa caída. Las empresas que se han dedicado a la contratación a distancia en los últimos años(https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-related-news/reminder-dhs-ends-form-i-9-requirement-flexibility) han estado muy ocupadas asegurándose de examinar físicamente los documentos presentados a distancia. La fecha límite del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) para completar este trámite es el30 de agosto, ya que el31 de julio finalizan oficialmente las flexibilidades temporales COVID-19 I-9. Además de este requisito, a finales de la semana pasada, el DHS puso en marcha un nuevo I-9 para todos nosotros y anunció el establecimiento de nuevas flexibilidades para el examen de la documentación presentada a partir del1 de agosto(https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-related-news/new-form-i-9-notice-published-allowing-e-verify-employers-to-remotely-examine-form-i-9-documents).
Desglosemos los dos anuncios en términos sencillos y directos para comprender mejor lo que deben saber los empresarios.
1. Si contrató empleados a distancia y completó los procesos I-9, incluida la aceptación de documentación para cumplir con los requisitos de identidad y elegibilidad de empleo, asegúrese de examinar esos documentos EN PERSONA el 30 de agosto de 2023 o antes.
1. Una excepción importante: si contrató empleados a distancia durante el período de flexibilidad COVID-19 Y estaba inscrito en E-Verify, el DHS le permite examinar los documentos de esos empleados concretos mediante vídeo en directo. Si no estaba inscrito en E-Verify en el momento de la contratación, tendrá que examinar la documentación en persona.
2. Si desea seguir contratando empleados a distancia a partir del 1 de agosto de 2023, tendrá que ser o hacerse participante en el programa voluntario E-Verify y deberá tener capacidad de vídeo en directo para examinar la documentación de cada empleado.
3. El formulario I-9 en su versión actual puede utilizarse hasta el 31 de octubre de 2023, y no más tarde.
4. Deberá utilizar la nueva versión del formulario I-9 a partir del 1 de noviembre de 2023. Se le permite empezar a utilizar la nueva versión el 1 de agosto de 2023, y no antes.
1. El nuevo formulario ha vuelto a su versión original de una página, pero no se deje engañar. Los requisitos del I-9, incluida la necesidad de garantizar la continuidad de la autorización de trabajo de todos los empleados a través de prórrogas y reverificaciones, siguen vigentes.
2. Muchos de estos procedimientos son complicados y pueden hacer tropezar al mejor de los empresarios estadounidenses. Lo hemos visto una y otra vez con muchos equipos I-9 experimentados.
5. Si decide seguir adelante con la cumplimentación remota de los I-9 a través de vídeo y es un empleador participante en E-Verify, deberá anotar cada caso en la casilla Información adicional de la Sección 2 del I-9.
1. Si utiliza la versión actual del formulario I-9, debe indicar "Procedimiento alternativo" en la casilla.
2. Si utiliza la versión 2023 del formulario I-9, debe marcar la casilla dentro del recuadro Información adicional.
6. Esto es realmente importante. Si sigue adelante con la contratación a distancia (con participación en E-Verify), debe acordarse de conservar copias de todos los documentos presentados por el empleado contratado a distancia, independientemente del tipo de documentación.
1. Lo que quiero decir con esto es que normalmente, según los requisitos de E-Verify, debe conservar copias únicamente de los documentos de la Lista A, incluidos los pasaportes y tarjetas de pasaporte estadounidenses, los documentos de autorización de empleo (EAD) y las tarjetas de residente permanente (PRC). Si se adentra en la nueva flexibilidad de la contratación a distancia a partir del1 de agosto, deberá conservar copias de toda la documentación aceptable (incluidos los documentos de las Listas B y C) junto con el registro I-9.
2. Igualmente importante: si la política I-9 de su empresa estipula que no conserva copias de los documentos (excepto para los casos de la Lista A exigidos por E-Verify), puede continuar con esa práctica siempre que se trate de una contratación en persona y de un examen de la documentación presentada por el empleado.
1. En pocas palabras - asegúrese de que es coherente con las políticas de su empresa en relación con la retención de copias de documentos y los I-9. O guarda todas las copias de los documentos presentados o no lo hace. Consulte la matriz útil a continuación para la adición de la E-Verify y la contratación a distancia a partir del 1 de agosto de 2023:
Ahora que su cerebro está tratando de envolverse alrededor de estos enigmas I-9 y los plazos, es necesario comprender plenamente las ramificaciones de no completar todos los requisitos del gobierno a fondo y correctamente. Por favor, entienda que esto no es sólo un riesgo de auditoría del ICE (Servicio de Inmigración y Control de Aduanas) que puede ser potencialmente bastante costoso. La Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados del Departamento de Justicia (DOJ) ha estado muy activa en sus investigaciones relacionadas con las disposiciones antidiscriminatorias de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Las prácticas de contratación incoherentes e inadecuadas y los procesos I-9 han llevado a muchas empresas estadounidenses a los comunicados de prensa del DOJ, independientemente del tamaño de la empresa y/o de la sanción. Estoy seguro de que estará de acuerdo en que la reputación de la marca es uno de sus mejores activos y un comunicado de prensa del DOJ no mejora ese atributo en absoluto. El Departamento de Trabajo y los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. también realizan auditorías de la mano de obra y del sistema I-9, junto con investigaciones sobre el empleo ilegal de menores y auditorías de supervisión y de oficina de E-Verify. En conjunto, todas estas auditorías pueden dar lugar a importantes multas, trastornos de la plantilla y una cobertura mediática negativa.
Guidepost se basa en soluciones sencillas y directas y en planes de mitigación de riesgos. Vamos al grano rápida y eficazmente con expertos en el I-9 y profesionales experimentados. Hemos asistido desde el más pequeño de los empresarios individuales hasta la más grande de las corporaciones del mundo - cada entidad asume el riesgo de la inmigración y las prácticas de contratación. Guidepost minimizará su riesgo y exposición con muchas opciones y alternativas estratégicas adaptadas a sus necesidades. Nos asociamos con equipos jurídicos internos y/o externos para evaluar rápidamente el riesgo y atacar las vulnerabilidades de forma cohesionada.
El formulario I-9 y los procesos, por sencillos que parezcan, son en realidad bastante complejos y engorrosos. No ignore lo que no sabe: dénos la oportunidad de proporcionarle una evaluación concisa y realista de sus prácticas y registros de contratación e inmigración. Una revisión independiente por parte de los expertos de Guidepost le dará la seguridad de que esta área de riesgo se comprende y está totalmente bajo control.
MSU Institutional Assessment + RAMAGELLAN MonitorshipEmpire/Liberty Review