Este sitio utiliza cookies para ofrecerle un servicio más ágil y personalizado. Al utilizar este sitio, acepta el uso que hacemos de las cookies. Puede obtener más información sobre el uso que hacemos de las cookies y tecnologías similares y sobre sus opciones consultando nuestra Política de privacidad. Al hacer clic en "Acepto", acepta nuestro uso de cookies y tecnologías similares.
¿Vacaciones de verano? No para los equipos de Recursos Humanos y los I-9.
Creo que la palabra "depresión" ya no se usa mucho, pero la recuerdo muy bien de cuando era niño. Se utilizaba sobre todo en relación con los perezosos y nebulosos días de verano, cuando hacía un calor infernal y la humedad era siempre más alta de lo que cualquiera desearía. Cuando las escuelas siempre volvían a empezar después del Día del Trabajo, agosto se consideraba el verano aburrido, sobre todo cuando sabías que era inevitable que las vacaciones llegaran pronto a su fin.
El verano y el mes de agosto de 2023 para los empresarios estadounidenses y sus equipos de recursos humanos/operaciones de personal NO se considerarán de capa caída. Las empresas que se han dedicado a la contratación a distancia en los últimos años(https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-related-news/reminder-dhs-ends-form-i-9-requirement-flexibility) han estado muy ocupadas asegurándose de examinar físicamente los documentos presentados a distancia. La fecha límite del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) para completar este trámite es el30 de agosto, ya que el31 de julio finalizan oficialmente las flexibilidades temporales COVID-19 I-9. Además de este requisito, a finales de la semana pasada, el DHS puso en marcha un nuevo I-9 para todos nosotros y anunció el establecimiento de nuevas flexibilidades para el examen de la documentación presentada a partir del1 de agosto(https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-related-news/new-form-i-9-notice-published-allowing-e-verify-employers-to-remotely-examine-form-i-9-documents).
Desglosemos los dos anuncios en términos sencillos y directos para comprender mejor lo que deben saber los empresarios.
1. Si contrató empleados a distancia y completó los procesos I-9, incluida la aceptación de documentación para cumplir con los requisitos de identidad y elegibilidad de empleo, asegúrese de examinar esos documentos EN PERSONA el 30 de agosto de 2023 o antes.
1. Una excepción importante: si contrató empleados a distancia durante el período de flexibilidad COVID-19 Y estaba inscrito en E-Verify, el DHS le permite examinar los documentos de esos empleados concretos mediante vídeo en directo. Si no estaba inscrito en E-Verify en el momento de la contratación, tendrá que examinar la documentación en persona.
2. Si desea seguir contratando empleados a distancia a partir del 1 de agosto de 2023, tendrá que ser o hacerse participante en el programa voluntario E-Verify y deberá tener capacidad de vídeo en directo para examinar la documentación de cada empleado.
3. El formulario I-9 en su versión actual puede utilizarse hasta el 31 de octubre de 2023, y no más tarde.
4. Deberá utilizar la nueva versión del formulario I-9 a partir del 1 de noviembre de 2023. Se le permite empezar a utilizar la nueva versión el 1 de agosto de 2023, y no antes.
1. El nuevo formulario ha vuelto a su versión original de una página, pero no se deje engañar. Los requisitos del I-9, incluida la necesidad de garantizar la continuidad de la autorización de trabajo de todos los empleados a través de prórrogas y reverificaciones, siguen vigentes.
2. Muchos de estos procedimientos son complicados y pueden hacer tropezar al mejor de los empresarios estadounidenses. Lo hemos visto una y otra vez con muchos equipos I-9 experimentados.
5. Si decide seguir adelante con la cumplimentación remota de los I-9 a través de vídeo y es un empleador participante en E-Verify, deberá anotar cada caso en la casilla Información adicional de la Sección 2 del I-9.
1. Si utiliza la versión actual del formulario I-9, debe indicar "Procedimiento alternativo" en la casilla.
2. Si utiliza la versión 2023 del formulario I-9, debe marcar la casilla dentro del recuadro Información adicional.
6. Esto es realmente importante. Si sigue adelante con la contratación a distancia (con participación en E-Verify), debe acordarse de conservar copias de todos los documentos presentados por el empleado contratado a distancia, independientemente del tipo de documentación.
1. Lo que quiero decir con esto es que normalmente, según los requisitos de E-Verify, debe conservar copias únicamente de los documentos de la Lista A, incluidos los pasaportes y tarjetas de pasaporte estadounidenses, los documentos de autorización de empleo (EAD) y las tarjetas de residente permanente (PRC). Si se adentra en la nueva flexibilidad de la contratación a distancia a partir del1 de agosto, deberá conservar copias de toda la documentación aceptable (incluidos los documentos de las Listas B y C) junto con el registro I-9.
2. Igualmente importante: si la política I-9 de su empresa estipula que no conserva copias de los documentos (excepto para los casos de la Lista A exigidos por E-Verify), puede continuar con esa práctica siempre que se trate de una contratación en persona y de un examen de la documentación presentada por el empleado.
1. En pocas palabras - asegúrese de que es coherente con las políticas de su empresa en relación con la retención de copias de documentos y los I-9. O guarda todas las copias de los documentos presentados o no lo hace. Consulte la matriz útil a continuación para la adición de la E-Verify y la contratación a distancia a partir del 1 de agosto de 2023:
Ahora que su cerebro está tratando de envolverse alrededor de estos enigmas I-9 y los plazos, es necesario comprender plenamente las ramificaciones de no completar todos los requisitos del gobierno a fondo y correctamente. Por favor, entienda que esto no es sólo un riesgo de auditoría del ICE (Servicio de Inmigración y Control de Aduanas) que puede ser potencialmente bastante costoso. La Sección de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados del Departamento de Justicia (DOJ) ha estado muy activa en sus investigaciones relacionadas con las disposiciones antidiscriminatorias de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Las prácticas de contratación incoherentes e inadecuadas y los procesos I-9 han llevado a muchas empresas estadounidenses a los comunicados de prensa del DOJ, independientemente del tamaño de la empresa y/o de la sanción. Estoy seguro de que estará de acuerdo en que la reputación de la marca es uno de sus mejores activos y un comunicado de prensa del DOJ no mejora ese atributo en absoluto. El Departamento de Trabajo y los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. también realizan auditorías de la mano de obra y del sistema I-9, junto con investigaciones sobre el empleo ilegal de menores y auditorías de supervisión y de oficina de E-Verify. En conjunto, todas estas auditorías pueden dar lugar a importantes multas, trastornos de la plantilla y una cobertura mediática negativa.
Guidepost se basa en soluciones sencillas y directas y en planes de mitigación de riesgos. Vamos al grano rápida y eficazmente con expertos en el I-9 y profesionales experimentados. Hemos asistido desde el más pequeño de los empresarios individuales hasta la más grande de las corporaciones del mundo - cada entidad asume el riesgo de la inmigración y las prácticas de contratación. Guidepost minimizará su riesgo y exposición con muchas opciones y alternativas estratégicas adaptadas a sus necesidades. Nos asociamos con equipos jurídicos internos y/o externos para evaluar rápidamente el riesgo y atacar las vulnerabilidades de forma cohesionada.
El formulario I-9 y los procesos, por sencillos que parezcan, son en realidad bastante complejos y engorrosos. No ignore lo que no sabe: dénos la oportunidad de proporcionarle una evaluación concisa y realista de sus prácticas y registros de contratación e inmigración. Una revisión independiente por parte de los expertos de Guidepost le dará la seguridad de que esta área de riesgo se comprende y está totalmente bajo control.
Juan Shofi
Director General
John Shofi tiene más de 20 años de experiencia en el gobierno en puestos clave de liderazgo en el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS), una profunda experiencia en el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y un amplio conocimiento de las operaciones del DHS. Proporciona una visión invaluable en asuntos relacionados con cuestiones de investigación y cumplimiento.
InvestigaciónLíneas directas