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Cumpla la normativa: Pasos clave para la eliminación de registros de E-Verify
A medida que nos acercamos al final del año, es hora de que los empleadores se preparen para una importante tarea anual: la purga de registros de E-Verify de USCIS. Cada año, el programa E-Verify elimina los registros que tienen más de diez años, lo que a menudo pasa desapercibido para muchos empleadores estadounidenses. Para 2025, la fecha clave a tener en cuenta es el 5 de enero. Después de esa fecha, ya no se podrá acceder a ningún registro de E-Verify con fecha anterior al 1 de enero de 2015.
¿Por qué es importante? Está directamente relacionado con las mejores prácticas para los empleadores que participan en E-Verify. En Guidepost, siempre aconsejamos a nuestros clientes que minimicen los riesgos, y ésta es una forma sencilla pero eficaz de hacerlo. Asegurarse de que conserva todos los registros necesarios antes de la purga puede agilizar sus procesos de cumplimiento y reducir la responsabilidad potencial, sin requerir mucho tiempo ni esfuerzo.
Todos los participantes de la empresa E-Verify deben registrar el número de verificación de caso de E-Verify en cada Formulario I-9 correspondiente o adjuntar una copia de la página de detalles del caso de E-Verify al Formulario I-9. Para asegurarse absolutamente de que tiene registros históricos de sus registros de casos de E-Verify, aproveche la oportunidad de descargar el informe de "Registros históricos" de su empresa. Por favor, utilice los siguientes enlaces proporcionados por USCIS para acceder a la hoja informativa sobre Retención y Eliminación de Registros de E-Verify y las instrucciones para descargar el informe. Los administradores del programa o su administrador corporativo pueden descargar los registros de E-Verify de su empresa que incluyen los siguientes puntos de datos:
- Nombre y ubicación de la empresa
- Fecha de inicio y número de caso de verificación
- Nombre del empleado y fecha de la resolución inicial
- Fecha de la resolución adicional y estado final
- Fecha y descripción del cierre del caso
Esta mejor práctica añade mucho valor a su programa de verificación de elegibilidad de empleo, incluida la solidificación de su cumplimiento de los requisitos federales. Si alguna vez es auditado por el gobierno, incluyendo el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI), su diligencia extra en esta área será notada y podría servir como un factor atenuante en la determinación de servirle con una carta de cumplimiento, advertencia, o un Aviso de Intención de Multa (NIF). Todos los pasos de las empresas para fortificar sus programas I-9 y E-Verify son muy relevantes y cruciales para adelantarse a todos los riesgos. Asegúrese de aprovechar esta oportunidad.
Los expertos en cumplimiento del I-9 de Guidepost conocen bien las normativas en constante evolución que afectan a sus procesos de elegibilidad de empleo. Nuestro equipo colabora activamente con empresas de todos los tamaños en todo el país, garantizando que se mantengan a la vanguardia de los nuevos requisitos mediante orientación personalizada y apoyo continuo. Estamos especializados en la realización de evaluaciones de cumplimiento exhaustivas, el desarrollo de estrategias de corrección personalizadas y la impartición de programas de formación específicos para reforzar los equipos de RR.HH. de forma rápida y eficaz. Si su organización necesita ayuda para mejorar sus programas o una visión experta sobre los retos que plantea el cumplimiento de la normativa de inmigración, Guidepost Solutions es su socio de confianza para navegar por el complejo panorama normativo actual.
Juan Shofi
Director General
John Shofi tiene más de 20 años de experiencia en el gobierno en puestos clave de liderazgo en el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS), una profunda experiencia en el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y un amplio conocimiento de las operaciones del DHS. Proporciona una visión invaluable en asuntos relacionados con cuestiones de investigación y cumplimiento.
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