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¡La reducción de los períodos de validez de los documentos de autorización de empleo afectará a las empresas!
El 4 de diciembre de 2025, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) anunció que reducirá la duración máxima de la mayoría de los documentos de autorización de empleo (EAD) para aquellas personas cuyas categorías de estatus sean aplicables. La actualización de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) establece que «la reducción de los períodos máximos de validez para determinadas categorías dará lugar a una verificación más frecuente de los extranjeros que soliciten autorización para trabajar en los Estados Unidos». El Gobierno también especificó que el motivo del aumento de los controles es «disuadir el fraude y detectar a los extranjeros con intenciones potencialmente perjudiciales». El anuncio coincide con el abandono por parte del DHS de las prórrogas automáticas de la autorización de empleo para muchas categorías de trabajadores temporales a finales de octubre de este año. Lo más importante es que este último anuncio cambia el período de validez máximo de los EAD de cinco años completos a 18 meses.
¿Qué categorías de trabajadores se verán afectadas?
Hay aproximadamente 60 categorías diferentes de trabajadores temporales que reciben EAD en los Estados Unidos. De esos 60, muchas personas han solicitado diversas vías de alivio de la deportación, mientras que a otras se les ha concedido un estatus que les permite trabajar de forma continua; sin embargo, deben volver a solicitar sus permisos de trabajo con suficiente antelación a las fechas de vencimiento de sus EAD. El gobierno federal suele comenzar a aceptar solicitudes de renovación de EAD seis meses antes de las fechas de vencimiento actuales. A continuación se indican las categorías y los códigos EAD correspondientes a las personas afectadas:
- Solicitantes de asilo en los Estados Unidos (código de categoría C08)
- Solicitantes de ajuste de estatus (código de categoría C09P)
- Solicitantes de cancelación de expulsión (código de categoría C10)
- Refugiados admitidos en los Estados Unidos (código de categoría A03)
- Aquellos a quienes se les ha concedido asilo en los Estados Unidos (código de categoría A05)
- Aquellos a quienes se les ha concedido la suspensión de la deportación/expulsión de los Estados Unidos (código de categoría A10)
- Solicitantes de suspensión de expulsión
El USCIS anunció que el cambio en el período máximo de validez para las categorías mencionadas anteriormente entrará en vigor para todas las solicitudes de autorización de empleo que estén pendientes o se presenten a partir del 5 de diciembre de 2025. En el mismo anuncio, el USCIS declaró que, para las personas que hayan obtenido la libertad condicional en los Estados Unidos o que hayan solicitado o se les haya concedido el estatus de protección temporal (TPS), el período de validez de los documentos de autorización de empleo será de un año o hasta el final del período de libertad condicional autorizado o la duración del TPS, lo que sea más corto. A continuación se indican las categorías y los códigos EAD correspondientes de las personas afectadas:
- Aquellos que han obtenido la libertad condicional en los Estados Unidos como refugiados (código de categoría A04)
- Aquellos a quienes se les ha concedido el TPS (código de categoría A12) y aquellos con una solicitud de TPS pendiente (código de categoría C19).
- Aquellos a quienes se les ha concedido la libertad condicional en los Estados Unidos (código de categoría C11)
El DHS acorta los períodos de validez de los EAD: lo que deben saber los empleadores
Como se indicó en mi artículo anterior sobre la eliminación por parte del gobierno de las prórrogas automáticas para los EAD, las empresas que contratan trabajadores en los Estados Unidos deben completar y mantener los formularios I-9 del DHS para verificar la identidad y la elegibilidad laboral de cada empleado. En el caso de los empleados con autorización de trabajo temporal del DHS, los empleadores deben garantizar la documentación continua e ininterrumpida de dicha autorización en los formularios I-9. La mayoría de los trabajadores temporales reciben un documento de autorización de empleo (EAD) del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), una agencia dependiente del DHS. Los EAD muestran las fechas de emisión y caducidad, y hay alrededor de 60 categorías de autorización de trabajo temporal. Dependiendo de la categoría, el USCIS concede períodos específicos de autorización de empleo (muchos de ellos con una duración de hasta cinco años, incluyendo a la mayoría de los solicitantes de asilo). El gobierno exige que las personas obtengan un nuevo EAD antes de que expire su autorización actual para poder seguir trabajando sin interrupción. Las prórrogas automáticas para determinadas categorías de EAD se han eliminado a partir de finales de octubre de 2025.
Para los empleadores estadounidenses, la reducción de la mayoría de los períodos de validez de los EAD supone un cambio significativo. Durante varios años, los períodos de validez de los EAD han sido predominantemente de dos a cinco años. El retraso en las aprobaciones de los EAD fue significativo durante la emergencia nacional por la COVID-19, así como en los años posteriores a la pandemia, cuando el gobierno federal estaba recuperando cierta normalidad en cuanto a personal y niveles de dotación de personal. Los períodos de validez de dos y tres años de los EAD pasaron a ser de cinco años. Para los empleadores, eso significó una mayor permanencia de los trabajadores temporales y cierta tranquilidad en relación con el cumplimiento de todas las normas del formulario I-9. Las reverificaciones de los EAD y las prórrogas automáticas (cuando estaban permitidas) debían registrarse de forma adecuada y oportuna en el expediente I-9 de cada persona. Los períodos de validez más cortos anunciados por el USCIS requerirán que las reverificaciones de los trabajadores temporales se realicen con mucha más frecuencia que en el pasado. Las empresas y su personal responsable de garantizar que la autorización de trabajo continua se documente adecuadamente y se mantenga de forma continua deberán comprender plenamente los procesos y asegurarse de recordar a los empleados afectados la necesidad de volver a solicitar los EAD en los momentos oportunos.
Responsabilidades del empleador en cuanto al cumplimiento del formulario I-9 con períodos de EAD reducidos
La responsabilidad de documentar la autorización de trabajo, que normalmente recae en los departamentos de recursos humanos, operaciones de personal y equipos similares, ahora corresponderá al Suplemento B del formulario I-9. El Suplemento B es la sección del formulario que se ocupa principalmente de la reverificación de los EAD. Para mantener la autorización de trabajo continua en los Estados Unidos, los trabajadores temporales deben solicitar nuevos EAD lo antes posible, hasta 180 días antes de que expire su EAD actual. Con el aumento de la verificación de las solicitudes de EAD y el enfoque del gobierno federal en someter a los extranjeros a procedimientos de expulsión, el proceso de recepción de un nuevo EAD puede verse gravemente afectado y retrasado. Los empleadores deben recordar continuamente a sus empleados que soliciten sus nuevos EAD con antelación y hacer un seguimiento con cada persona como buena práctica. Mantener la continuidad operativa es fundamental, especialmente dada la limitada oferta de mano de obra. Evitar los despidos por retrasos en la presentación de solicitudes y la falta de permisos de trabajo actualizados debe seguir siendo una prioridad para todas las empresas.
Riesgos del incumplimiento del I-9: Auditorías del ICE y sanciones económicas
El I-9 es un formulario de una sola página que parece sencillo y directo. Nada más lejos de la realidad. Los matices y maquinaciones de la I-9 y lo que se requiere de todo el personal que trata de permanecer en pleno cumplimiento de los requisitos federales es desalentador en el mejor. El ICE ha pisado a fondo el acelerador para aumentar significativamente sus capacidades y acciones de aplicación en el lugar de trabajo, lo que incluye auditorías de cumplimiento de los formularios I-9.
Lo más importante que hay que entender sobre el cálculo de las multas del ICE durante las auditorías I-9 es que cada formulario I-9 deficiente cuenta como una sola infracción, independientemente de la gravedad de los errores. En otras palabras, un pequeño error no corregible se trata igual que varios errores importantes, y las sanciones pueden acumularse rápidamente. Si un porcentaje significativo de sus formularios I-9 contiene errores, las multas totales pueden superar fácilmente los 100.000 dólares o más. Los riesgos aumentan aún más si usted no mantiene adecuadamente los formularios I-9 para empleados temporales o de corto plazo, especialmente cuando la reverificación no se completa a tiempo. En pocas palabras, ICE emitirá multas si el error es menor o mayor. Los empleadores que proactivamente auditan y corrigen sus formularios I-9 antes de una inspección oficial pueden reducir drásticamente su exposición.
Medidas inmediatas
- Audite a su plantilla: Identifique a los empleados con autorización de trabajo temporal.
- Comuníquelo con antelación: Recuerde a los empleados que presenten las renovaciones de los EAD hasta 180 días antes de su caducidad.
- Actualizar los procedimientos de RR. HH.: formar al personal sobre las nuevas normas del DHS y los requisitos de reverificación.
- Controle el cumplimiento: Controle las fechas de caducidad y realice un seguimiento proactivo.
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