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Fusiones y adquisiciones: Mitigación del riesgo de cumplimiento de la normativa de inmigración Ventajas e inconvenientes
Cuando las empresas tienen la intención de fusionarse o adquirir otra empresa, se deben evaluar muchos factores de riesgo antes de la ejecución de la transacción. Sin embargo, el riesgo de cumplimiento de la ley de inmigración no siempre está en la parte superior de esa lista. Y eso podría ser una omisión potencialmente costosa.
Cumplimiento de Inmigración: Por Qué Es Importante:
El riesgo de cumplimiento de la ley de inmigración se presenta en dos áreas principales; 1) Riesgo de visa relacionada con el trabajo, y 2) Riesgo de cumplimiento de I-9. Si bien no todas las empresas con sede en los EE. UU. utilizan visas relacionadas con el trabajo, todas deben cumplir con las leyes y regulaciones I-9. Este resumen se centra en el riesgo de cumplimiento de la I-9 durante las fusiones y adquisiciones.
Solo hay 2 opciones:
El Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) emitió la siguiente guía que describe las dos opciones para las empresas involucradas en una fusión o adquisición relacionada con el cumplimiento de la I-9:
Los empleadores que han adquirido otra compañía o se han fusionado con otra compañía pueden optar por tratar a los empleados que continúan su empleo con el empleador relacionado, sucesor o reorganizado como:
- Nuevas contrataciones, en cuyo caso los empleadores deben completar un nuevo Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo; o
- Continuar en el empleo, en cuyo caso los empleadores deben obtener y mantener el Formulario I-9 previamente completado.
Cada una de estas opciones tiene sus pros y sus contras, que deben ser evaluados por las empresas antes de ejecutar el acuerdo final. A continuación se presentan varios puntos clave a tener en cuenta al tomar esta decisión.
Opción 1: Tratar a los empleados como nuevos empleados
Pros
La creación de nuevos formularios I-9 permite al nuevo empleador asegurarse de que todos los I-9 estén debidamente preparados. Además, en los acuerdos en los que un empleador está inscrito en el programa E-Verify[1] del gobierno y el otro no, tratar a los empleados como nuevos empleados permite a la empresa completar un nuevo formulario I-9 y ejecutar a los empleados en E-Verify para garantizar la coherencia entre todos los empleados, así como para actuar como un elemento disuasorio del fraude para posibles trabajadores no autorizados que no se ejecutaron previamente a través de E-Verify.
Contras
Dependiendo del tamaño de la población de empleados, completar los nuevos formularios I-9 puede ser un compromiso de tiempo significativo, así como un desafío logístico. Si bien los I-9 se pueden completar antes de la fusión o adquisición, siempre y cuando se haya ofrecido y aceptado un trabajo con las nuevas organizaciones, la empresa debe garantizar los siguientes plazos estrictos para completar los nuevos formularios I-9: El empleado debe completar la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo y; El empleador debe completar la Sección 2 dentro de los 3 días hábiles posteriores al primer día de empleo del empleado.
Opción 2: Aceptar y retener los formularios I-9 originales
Pros
Las empresas que elijan esta opción tendrán mucho menos trabajo que asumir durante la fusión o adquisición, ya que no será necesario generar nueva documentación. Todavía se recomienda encarecidamente que se tenga en cuenta una contabilidad completa de todos los formularios I-9 que son requeridos por la ley, ya que el DHS tiene requisitos específicos de retención. Este requisito de retención incluye los formularios I-9 para todos los empleados actuales, así como los I-9 para los ex empleados que se encuentran dentro de la regla de 3 años/1 año del DHS[2].
Contras
Los empleadores que aceptan y retienen los I-9 de la entidad anterior asumen todos los riesgos relacionados con la finalización de los I-9 heredados, así como el riesgo de cualquier posible trabajador no autorizado. Hay multas y sanciones significativas para los I-9 que no se completaron correctamente, que pueden ascender a miles de dólares por I-9. Además, con una gran presencia de documentos fraudulentos fácilmente disponibles para los trabajadores no autorizados, los empleadores pueden descubrir demasiado tarde que tienen empleados que no están autorizados para trabajar en los EE. UU. en su fuerza laboral adquirida.
Por qué es importante:
Ejemplo de Escenario de Caso #1
La Compañía A adquiere la Compañía B y asume los formularios I-9 previamente completados. Un mes después son auditados por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés). Si bien había formularios I-9 para todos los empleados de la Compañía B, muchos contenían violaciones sustantivas que resultaron en que la Compañía A recibiera una multa significativa. Además, ICE emitió un Aviso de Documentos Sospechosos para una parte significativa de la fuerza laboral de la Compañía B, ya que habían presentado documentos fraudulentos que resultaron en la pérdida del 25% de la fuerza laboral dentro de un período de 30 días.
Ejemplo de Escenario de Caso #2
La Compañía A adquiere la Compañía B y prepara nuevos formularios I-9 y dirige a los nuevos empleados a través de E-Verify. Anteriormente, la empresa A utilizaba E-Verify y la empresa B no. Dentro de una semana de las presentaciones de E-Verify, el 50% de los empleados heredados de la Compañía B tenían No Confirmaciones Tentativas generadas, lo que finalmente llevó a que todos ellos tuvieran que ser despedidos cuando se convirtieron en No Confirmaciones Finales.
La conclusión:
Como puede ver en los ejemplos anteriores, ambas opciones pueden dar lugar a resultados adversos para la nueva empresa. La mejor manera de guiar una decisión e identificar estos riesgos desde el principio es llevar a cabo la debida diligencia de cumplimiento de inmigración. Este tipo de diligencia debida implica la contratación de expertos en la materia en el cumplimiento de la I-9, así como en el fraude de documentos e identidad, para realizar una revisión antes de cerrar el trato.
La debida diligencia de fusiones y adquisiciones de inmigración implica evaluar el programa de cumplimiento I-9 de una empresa para incluir una revisión de los formularios I-9 para asegurarse de que se están preparando correctamente, una revisión de la presentación y los resultados del caso de E-verify, y una evaluación de fraude de identidad y documentos de los empleados.
[1] E-Verify es un sistema basado en Internet que compara la información ingresada por un empleador del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo de un empleado, con los registros disponibles para el Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. y la Administración del Seguro Social para confirmar la elegibilidad de empleo.
[2] El DHS requiere que los empleadores conserven los I-9 de los ex empleados durante 3 años a partir de la fecha de contratación o 1 año a partir de la fecha de terminación, lo que sea más largo.
William Riley CAMS, CGSS, CFE
Presidente, Cumplimiento
Como presidente de cumplimiento, Bill Riley dirige las prácticas de Instituciones Financieras y Servicios de Inmigración y Fronteras. También es miembro de las prácticas de Monitoreo y Seguridad Nacional en la oficina de Washington, D.C. Guidepost Solutions. Supervisa los compromisos relacionados con la supervisión/remediación bancaria, las asesorías, el cumplimiento de la ley de inmigración y los controles de exportación y comercio. Durante los últimos diez años, el Sr. Riley ha trabajado en numerosos compromisos internacionales para clientes en más de 20 países.
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