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Adelántese a la auditoría: Por qué debe realizar revisiones internas del formulario I-9 antes de que el ICE llame a la puerta
A medida que la aplicación de las leyes de inmigración sigue siendo una prioridad para la administración, los empleadores ya no pueden permitirse adoptar un enfoque reactivo para el cumplimiento del Formulario I-9. La mejor defensa contra las costosas multas y los daños a la reputación es una auditoría interna proactiva, antes de que el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) presente una Notificación de Inspección (NOI). ICE ha actualizado recientemente su lenguaje NOI para indicar que los empleadores no pueden hacer correcciones a los formularios I-9 después de un NOI ha sido notificado. Esto significa que usted puede verse obligado a hacer correcciones en un corto período de tiempo después de que el gobierno complete su auditoría, en lugar de tomarse el tiempo para hacerles frente ahora.
Como hemos visto recientemente en Nebraska, incluso los empleadores que van más allá utilizando E-Verify pueden fracasar en una auditoría debido a sus vulnerabilidades. De hecho, el gobierno de Estados Unidos ha calificado recientemente de "imprudente" confiar únicamente en E-Verify.
Las multas administrativas pueden ser considerables. Si el gobierno encuentra que sólo el 20% de sus I-9 tienen errores, el coste comienza en más de 1.000 dólares por I-9. Para poner esto en perspectiva, una empresa con 500 empleados y una tasa de error del 20% podría enfrentarse a una multa de al menos 100.000 dólares.
¿Qué es una auditoría del formulario I-9?
Una auditoría del Formulario I-9 es una revisión de los formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo de su empresa para garantizar el cumplimiento de la ley federal. ICE inicia auditorías oficiales mediante la entrega de un NOI, después de lo cual los empleadores tienen tres días hábiles para presentar todos los I-9 solicitados y la documentación de apoyo.
Pero esperar hasta el momento en que se le notifica para revisar sus I-9 es arriesgado. Las auditorías internas permiten identificar y corregir errores, formar al personal y demostrar el cumplimiento de buena fe, lo que puede reducir las sanciones si ICE llega a llamar.
¿Por qué realizar ahora una auditoría interna?
- Evite multas y sanciones que pueden acumularse rápidamente.
- Le da la oportunidad de corregir correctamente los errores técnicos o de procedimiento.
- Los esfuerzos proactivos de cumplimiento pueden ayudar a mitigar cualquier posible sanción.
- Prepare a su equipo de RRHH para que esté preparado ante cualquier medida que adopte el gobierno.
Buenas prácticas para las auditorías internas del I-9
- Recurra a un tercero independiente para realizar la auditoría. No es aconsejable que el personal interno revise su propio trabajo.
- Decida si audita todos los I-9 o una muestra representativa. Utilice criterios neutros y no discriminatorios para evitar que parezca que se dirige a empleados concretos.
- Revise los I-9 y corrija adecuadamente cualquier error cuando sea posible.
- Documentar el proceso de auditoría realizado.
- Asegurarse de que el personal de RR.HH. recibe formación sobre los requisitos del I-9, incluida la verificación de documentos, las normas de conservación y cómo gestionar las consultas del ICE.
Una auditoría interna del formulario I-9 no es sólo un ejercicio de cumplimiento, sino un movimiento estratégico para proteger su negocio. Muchas empresas que han tomado estas medidas obtuvieron resultados totalmente conformes cuando el ICE completó su auditoría. Contratar a un tercero independiente experto en cumplimiento de la normativa de inmigración para ayudar a su organización puede garantizar la objetividad, eliminar conflictos de intereses internos y aportar una profunda visión normativa al proceso. El equipo de Guidepost, que cuenta entre sus miembros con varios antiguos dirigentes y agentes del ICE, ha ayudado a sus clientes a navegar por la normativa de inmigración y a mejorar su cumplimiento.
Al identificar y corregir los problemas de cumplimiento antes de que el ICE envíe una Notificación de Inspección, las organizaciones se protegen contra sanciones costosas, evitan interrupciones perjudiciales y preservan su reputación. Las auditorías y la formación tempranas permiten a los equipos de RR.HH. crear una cultura de diligencia e integridad, permiten a los directivos tomar decisiones informadas durante las fusiones y adquisiciones, y garantizan que todos los miembros de la plantilla estén legítimamente empleados. En lugar de esperar a la intervención del gobierno, tomar la iniciativa hoy, especialmente con la orientación de profesionales experimentados, demuestra un compromiso con el cumplimiento, reduce el riesgo y da a su empresa una ventaja decisiva frente al creciente escrutinio.
No espere a que el ICE llame a la puerta. Empiece hoy mismo su auditoría interna.
MSU Institutional Assessment + RAMAGELLAN MonitorshipEmpire/Liberty Review