Este sitio utiliza cookies para ofrecerle un servicio más ágil y personalizado. Al utilizar este sitio, acepta el uso que hacemos de las cookies. Puede obtener más información sobre el uso que hacemos de las cookies y tecnologías similares y sobre sus opciones consultando nuestra Política de privacidad. Al hacer clic en "Acepto", acepta nuestro uso de cookies y tecnologías similares.
Formulario I-9: ¿un torbellino de cambios y más en camino?
Según un anuncio del 11 de octubre de 2022, el Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) han extendido oficialmente las flexibilidades del Formulario I-9, particularmente para instancias de contratación remota. Esos procedimientos relajados ahora expiran el 31 de julio de 2023. Para los empleadores, todo sigue como de costumbre y no hay necesidad de apresurarse a inspeccionar los documentos de los empleados en persona a principios de noviembre. El gobierno alienta a los empleadores a comenzar ese proceso de buena fe y con discreción.
12 DE OCTUBRE DE 2022 –ALERTA DEL DHS
Continúe usando la versión 2019 de la I-9 después del 10/31/2022. USCIS E-Verify publicó una 'Alerta para el empleador: Continúe usando el Formulario I-9 actual'. La alerta indica que los empleadores deben continuar usando el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, después de su fecha de vencimiento del 31 de octubre de 2022 hasta nuevo aviso. El DHS publicará un aviso en el Registro Federal para anunciar la nueva versión del Formulario I-9 una vez que esté disponible.
Manténgase atento al problema de las contrataciones remotas y cómo los empleadores deben mantener registros e inspeccionar físicamente los documentos de los empleados que fueron contratados bajo las pautas relajadas.
Usted y los millones de otras empresas en los Estados Unidos han pasado por un torbellino de cambios durante los últimos años con una multitud de adaptaciones de procedimientos del Formulario I-9 debido a la pandemia, los retrasos en el procesamiento del gobierno y la escasez de mano de obra.
Ahora, nos estamos acercando rápidamente a otro cambio potencial y significativo en el I-9, en un intento del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés) de simplificar el formulario y sus instrucciones.
ESTE ES EL TRATO:
La simplificación del gobierno siempre es algo bienvenido para la mayoría de las empresas. El I-9 de dos páginas ha sido relativamente el mismo durante una década, pero se anticipa que el I-9 revisado volverá a su formato original de una página con las Secciones 1 y 2 y el registro de los casos de reverificación en un área suplementaria, según sea necesario. Lo mismo se aplica a cualquier preparador y/o traductor que deba completar una sección adicional del formulario.
TOMA NOTA:
El Formulario I-9 actual tiene una fecha de vencimiento del 31/10/2022. El gobierno ha extendido el uso de versiones vencidas de la I-9 en el pasado, por lo que no hay garantía de que el DHS requiera el uso inmediato de la próxima iteración el 1 de noviembre. Además, tendremos que esperar a que el DHS determine qué flexibilidades se permiten para los empleadores y la preparación de los I-9 para los empleados remotos.
LA HISTORIA DE FONDO:
A principios de este año, el gobierno solicitó la opinión y los comentarios del público sobre el examen remoto de documentos aceptables para establecer la identidad y la elegibilidad para el empleo. Con la guía actual del DHS, es probable que los empleadores que participaron en la contratación remota de personas deban verificar la documentación en persona y dentro de los tres días posteriores al 31 de octubre de 2022. Si ese resulta ser el mandato, los empleadores deberán completar ese ejercicio antes del 3 de noviembre.
Como recordatorio, durante la pandemia, el DHS permitió a los empleadores examinar los documentos de la Sección 2 a través de un enlace de video, fax o correo electrónico, y obtener, inspeccionar y conservar copias dentro de los tres días posteriores a la contratación remota de empleados. En ese momento, el DHS estipuló que al final de la emergencia nacional, los empleadores tendrán que volver al requisito de examinar físicamente los documentos en persona en el lugar de trabajo. Queda por ver si el final de este mes será o no otro momento decisivo en el largo linaje de los Formularios I-9 y los procedimientos que los acompañan.
LA CONCLUSIÓN CLAVE:
De suma importancia es que cada empleador esté absolutamente seguro de que se adhiere a los múltiples y complicados requisitos con respecto a la puntualidad del I-9, la finalización técnica y la aceptación de la documentación adecuada de los empleados.
En los últimos años, hemos visto una gran cantidad de errores que constituyen violaciones sustantivas por parte de los empleadores debido a las flexibilidades y requisitos especiales relacionados con la pandemia de COVID-19. Ahora más que nunca, los equipos encargados de completar y mantener adecuadamente los I-9 deben estar enfocados en las políticas y procedimientos gubernamentales en constante cambio. El registro adecuado de las extensiones de autorización de trabajo y las reverificaciones de los documentos del DHS emitidos posteriormente son de vital importancia. El aumento en el número de Documentos de Autorización de Empleo (EAD, por sus siglas en inglés) presentados por los empleados es evidente, particularmente para aquellos que buscan asilo en los EE. UU. Un error I-9 para cualquier empleado que requiera una nueva verificación podría dar lugar a un cargo del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) por continuar empleando a una persona no autorizada, lo que siempre conlleva una fuerte multa monetaria por instancia.
Además, desviarse de las prácticas consistentes obligatorias asociadas con el reclutamiento, la contratación y el I-9 ha llevado a un fuerte aumento en los hallazgos antidiscriminatorios del Departamento de Justicia (DOJ) sobre los Derechos de los Inmigrantes y Empleados (IER) contra múltiples empleadores en los últimos dos años. La mayoría de esas violaciones podrían haberse evitado con un entrenamiento reforzado y un "know-how" general de I-9.
LO QUE SIGUE:
Nuestro equipo de expertos en cumplimiento de la I-9 puede ayudar a su empresa a navegar por las normas y regulaciones en constante cambio que afectan a su programa de cumplimiento de la I-9. Nos mantenemos actualizados sobre los últimos matices de los procesos y procedimientos de preparación y remediación a través de compromisos activos y continuos con pequeñas, medianas y grandes empresas en todo el país. Nuestro equipo brinda regularmente capacitación muy informativa e interactiva al personal encargado de las responsabilidades de I-9 y E-Verify. El riesgo del Formulario I-9 es un problema grave con múltiples desventajas potenciales para todas las empresas estadounidenses. Estamos aquí para ayudarlo a minimizar ese riesgo en todo el espectro de cumplimiento de inmigración.
Juan Shofi
Director General
John Shofi tiene más de 20 años de experiencia en el gobierno en puestos clave de liderazgo en el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS), una profunda experiencia en el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y un amplio conocimiento de las operaciones del DHS. Proporciona una visión invaluable en asuntos relacionados con cuestiones de investigación y cumplimiento.
InvestigaciónLíneas directas