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Cumplimiento para contratistas públicos
Cualquiera que haya estado involucrado en la contratación del gobierno de los EE. UU. sabe que las reglas y regulaciones aplicables han aumentado constantemente a lo largo de los años. El Congreso ha utilizado los contratos federales para implementar una amplia gama de políticas, regulaciones y leyes, desde leyes laborales hasta preocupaciones ambientales, requisitos de subcontratación y asuntos de ciberseguridad. Esta acumulación de regulaciones federales, junto con las leyes y regulaciones estatales y locales, crea un nido de obligaciones complicadas y a menudo interdependientes relacionadas con el cumplimiento que el contratista federal debe realizar en relación con los contratos federales. Para complicar aún más las cosas, estas obligaciones pueden variar tanto en términos del momento de su aplicación como de los miembros del equipo interno que pueden verse afectados o ser responsables de administrar y demostrar el cumplimiento.
La certificación del cumplimiento puede ser una tarea de peso
Cuando una empresa presenta una oferta para un trabajo federal, certifica que cumplirá con todas las leyes y regulaciones federales, estatales y locales. Por ejemplo, una empresa debe certificar dentro de su propuesta que cumple con todas las regulaciones federales con respecto a las transacciones y actividades con entidades prohibidas, la divulgación de los esfuerzos de cabildeo, la determinación independiente de precios, el tamaño y la clasificación de la empresa, los asuntos de responsabilidad, la propiedad y el control de la empresa y varias otras certificaciones relacionadas con el empleo. Antes de la adjudicación de un contrato negociado, una empresa debe certificar que sus datos de costos y precios están actualizados, precisos y completos a la fecha de negociación, incluidos los datos de los subcontratistas. Dicho esto, para una propuesta grande, se necesita una enorme cantidad de esfuerzo para hacer dicha certificación. Para certificar estos requisitos, la empresa debe contar con sistemas confiables con monitoreo para hacer esas afirmaciones con confianza en la propuesta.
El incumplimiento puede ser costoso
Cuando una empresa gana un contrato, comienza la realización del cumplimiento requerido. A modo de ejemplo, se requiere que los contratistas federales tengan un plan de cumplimiento de "lucha contra la trata de personas" para los contratos que cumplan con ciertos criterios (por ejemplo, que tengan un valor estimado de más de $500,000). Es clave que el contratista emprenda un camino hacia el cumplimiento efectivo y el seguimiento desde el inicio de la ejecución (inicio del contrato). Si se promulgan procesos y salvaguardas eficientes antes de que comience el rendimiento, se pueden evitar errores o problemas involuntarios. También es de suma importancia asegurarse de que los ejecutivos de relaciones con el cliente entiendan las necesidades específicas de la agencia y estén listos y sean capaces de asegurar al gobierno que la empresa está bien posicionada para cumplir con los requisitos. Esto aliviará las preocupaciones por parte de la agencia.
A medida que el gobierno aumenta la supervisión de los contratistas, el cumplimiento continuo se vuelve aún más importante. El incumplimiento de todas las leyes, reglamentos y requisitos aplicables en el propio contrato puede tener un impacto significativo en el rendimiento y en los resultados de una empresa. Para ilustrar este punto, el gobierno ha aumentado la auditoría de las prácticas de contratación mediante la revisión de la documentación requerida del Formulario I-9 recopilada por la empresa. Las empresas pueden enfrentarse a medidas correctivas, supervisión y fuertes multas si no cumplen con los requisitos, por lo que lo mejor para la empresa es desarrollar, implementar y supervisar planes de cumplimiento para dichos requisitos.
Reflexiones sobre cómo garantizar el cumplimiento
Entonces, ¿cómo garantiza una empresa el cumplimiento efectivo? En primer lugar, la concienciación es clave: identificar todos los requisitos de cumplimiento. A continuación, determine lo que se requiere para cumplir y lo que se necesita para demostrar (o probar) el cumplimiento. Es importante asignar a las personas adecuadas para que se encarguen del cumplimiento. Para los contratistas con múltiples contratos y períodos de ejecución a largo plazo, esto es fundamental, al igual que la incorporación de procesos internos bien definidos y soluciones tecnológicas bien pensadas. El desarrollo de una cultura corporativa de responsabilidad compartida para el cumplimiento también ayuda a guiar las operaciones diarias.
Con respecto a los controles internos, es especialmente importante que las empresas piensen en monitorear la eficacia de esos controles. Es útil pensar en la línea del siguiente estudio de caso. Supongamos que la Compañía X incorpora la Sección 4.703 del plazo de retención de registros de la FAR de "3 años después del pago final" en la política y el cronograma de retención de registros de la Compañía. ¿Cómo y cuándo sabrá la empresa X que se conservan los documentos apropiados durante el período de tiempo adecuado? La respuesta a esa pregunta puede ser varias: (1) cuando el gobierno solicita ciertos registros y la Compañía X no puede localizarlos porque fueron destruidos; (2) cuando la función de auditoría interna de la empresa X realiza una auditoría interna en torno a determinados contratos; o (3) cuando la función de cumplimiento de la empresa X realiza una actividad de supervisión diseñada para comprobar si su programa de retención se está siguiendo en la práctica. La ventaja de descubrir una debilidad de control durante (3) en lugar de durante (1) o (2) es que la empresa X probablemente tendrá una oportunidad más temprana de instituir y documentar los pasos de respuesta interna, como la capacitación específica, las mejoras en los sistemas internos, las aclaraciones dentro de las políticas aplicables y tal vez la creación de procedimientos adicionales.
La compañía ha hecho todo eso y "se siente" obediente, pero ¿es eso suficiente? Tal vez haya identificado una posible falla en el cumplimiento de las FAR como uno de los principales riesgos y quiera realizar una evaluación formal de riesgos. Tal vez la empresa ha comenzado a pensar en monitorear las actividades, pero quiere compararse con otras compañías. Los profesionales externos pueden ayudar a garantizar que los planes de cumplimiento estén a la altura al comienzo de un nuevo contrato y supervisar el cumplimiento a lo largo del ciclo de vida del contrato para que la empresa pueda avanzar con confianza.
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