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Aumentan las infracciones en el lugar de trabajo
La semana pasada, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) emitió un comunicado de prensa sobre un importante acuerdo de aplicación en el lugar de trabajo que se promocionó como el "mayor acuerdo civil jamás recaudado por ICE". La pregunta que se hacen muchos empleadores: "¿Es este el regreso a la aplicación en el lugar de trabajo bajo la Administración Trump?" Dadas las fuertes conversaciones sobre el muro de la frontera sur y ser más agresivo en la aplicación de la inmigración por parte de la Administración actual, un área que ha permanecido relativamente tranquila es la aplicación en el lugar de trabajo, tanto en la mensajería como en la actividad de aplicación.
Una revisión reciente del sitio web del ICE destaca solo otros dos pequeños acuerdos de aplicación en el lugar de trabajo en 2017. Los otros seis comunicados de prensa relacionados con la aplicación de la ley en el lugar de trabajo se centran en la firma de acuerdos con los socios de IMAGE, el programa de asociación para el cumplimiento de la ley por parte de los empleadores del ICE. Eso no es mucho si se compara con las grandes operaciones de aplicación de la ley, los múltiples acuerdos multimillonarios y las detenciones de miles de trabajadores no autorizados que se produjeron bajo la Administración de George W. Bush. En comparación, estos pocos aspectos destacados no suponen gran cosa si se comparan con el cambio "sólo auditoría" de la Administración Obama, cuando se ignoraba en gran medida a los trabajadores no autorizados, pero eran frecuentes los "bombardeos" de auditorías del I-9 a escala nacional, que se contaban por centenares.
Aunque la reciente investigación se inició claramente y se llevó a cabo principalmente bajo la Administración anterior, el acuerdo se alcanzó durante la Administración actual. Si bien es probable que existiera la oportunidad de lograr un acuerdo rápido y de menor cuantía debido a la postura favorable a las empresas de la actual Administración, no parece que este sea el caso. Los importes de las multas y los decomisos parecen estar en lo más alto del espectro, utilizando cálculos agresivos para justificar los importes ante un juez federal.
Según las noticias, el fiscal declaró que el importe del acuerdo se alcanzó utilizando los resultados de la investigación que revelaron que el 10% de la plantilla de 30.000 personas de la empresa demandada no estaba autorizada durante un periodo determinado. En el periodo de cuatro años en el que el ICE observó el plan de contratación ilegal, la empresa obtuvo unos beneficios de 800.000.000 dólares. Así pues, el importe del decomiso se fijó en 80.000.000 de dólares. El uso de los beneficios de una empresa durante un período de tiempo junto con una comparación con la probable mano de obra no autorizada es una aplicación poco común para una cantidad de confiscación para la aplicación en el lugar de trabajo. El uso de este método agresivo en futuras acciones de aplicación podría crear una exposición monetaria significativa para las empresas.
En cuanto al importe de la multa civil adicional, parece que se ha utilizado el cálculo de multas más tradicional. A fecha de 3 de febrero de 2017, las sanciones civiles por un primer delito de contratación a sabiendas de extranjeros no autorizados oscilan entre 548 y 4.384 dólares. Suponiendo que este es un cálculo de primera ofensa (las multas están estructuradas con rangos de multas escalonadas para una segunda y tercera ofensa), una revisión de las pruebas de casos disponibles públicamente empujaría los factores agravantes a la parte superior del rango de penalización y causaría una sanción civil base de $ 4,384. Con aproximadamente 3.000 trabajadores no autorizados, la sanción civil estimada ascendería a 13.152.000 dólares. Aunque no es exacto, y no tenemos todos los hechos del caso, esto demuestra una vez más que la cantidad del acuerdo está en los niveles más altos permitidos por la ley.
Aunque los mensajes del Ejecutivo desde el cambio de administración han sido mínimos, un reciente comunicado de prensa del director en funciones del ICE, Tom Homan, señalaba la posibilidad de que se cuadruplicaran las investigaciones de aplicación de la ley en los lugares de trabajo.
Para minimizar las deficiencias en este ámbito, las empresas pueden protegerse centrándose en las actividades de cumplimiento del I-9. Varios fallos comunes en la mayoría de los grandes acuerdos de aplicación en el lugar de trabajo en los últimos 20 años están relacionados con múltiples fallos sistemáticos en el área de cumplimiento del I-9. En primer lugar, las empresas no tienen un marco de control que requiera una auditoría externa anual o una auditoría interna realizada por alguien que no esté también involucrado en el trabajo I-9. Las auditorías independientes permiten la identificación temprana de deficiencias en los procesos I-9 y sirven como un segundo control para reducir el riesgo de una conspiración interna para subvertir los procedimientos ya establecidos.
El segundo ámbito es la identificación de documentos fraudulentos o casos de usurpación de identidad. Aunque E-Verify es útil para identificar documentos fraudulentos, es muy vulnerable al uso de documentos falsos o al fraude de identidad, ya que no existe ninguna función que permita cotejar las fotografías de la mayoría de los documentos expedidos por los Estados.
Una tercera área es la formación continua y actualizada sobre el I-9 para todo el personal que tenga algo que ver con el proceso I-9. El formulario I-9 y la normativa correspondiente han cambiado varias veces en los últimos 20 años. El material de formación debe actualizarse y el personal responsable de cualquier parte del proceso I-9 debe recibir formación de actualización obligatoria.
Por último, a pesar de la existencia del Manual del Empleador M-274, todas las empresas deben tener su propio programa de cumplimiento I-9 con políticas y procedimientos. Esto se considera una mejor práctica y no tiene por qué ser una reescritura del Manual M-274. Los procedimientos internos pueden identificar a las partes responsables, reforzar detalles importantes, especificar el uso de herramientas informáticas que apoyen el proceso y aconsejar al personal dónde escalar los problemas si se encuentran.
Además de las áreas anteriores, una de las maneras más fáciles y mejores para que una empresa mejore su programa de cumplimiento I-9 es asegurarse de que el tono correcto viene de la parte superior de la empresa. En última instancia, el cumplimiento del I-9 debe recibir el mismo tono desde arriba y verse con el mismo nivel de seriedad que cualquier otro requisito reglamentario relacionado con el personal.
William Riley CAMS, CGSS, CFE
Presidente, Cumplimiento
Como presidente de cumplimiento, Bill Riley dirige las prácticas de Instituciones Financieras y Servicios de Inmigración y Fronteras. También es miembro de las prácticas de Monitoreo y Seguridad Nacional en la oficina de Washington, D.C. Guidepost Solutions. Supervisa los compromisos relacionados con la supervisión/remediación bancaria, las asesorías, el cumplimiento de la ley de inmigración y los controles de exportación y comercio. Durante los últimos diez años, el Sr. Riley ha trabajado en numerosos compromisos internacionales para clientes en más de 20 países.
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