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¿Hay un monitor en el horizonte?
El Departamento de Justicia ha llamado a la puerta y está investigando a su empresa por, digamos, lavado de dinero grave o violaciones de sanciones o por fabricar un producto defectuoso que ha causado lesiones o muertes.
La prensa es mala, lo que plantea serias dudas sobre la cultura de la empresa. Los correos electrónicos publicados muestran que los empleados tienen miedo de hablar por temor a represalias o, lo que es peor, que los empleados están ocultando su mala conducta a los reguladores.
Es solo cuestión de tiempo antes de que su empresa resuelva los cargos con el gobierno y es probable que pague una multa considerable. Un acuerdo de enjuiciamiento diferido y la posible imposición de un monitor es, bueno, parece que está en el horizonte.
Si su empresa se encuentra en esta posición, su equipo de gestión de crisis debería preguntarse qué primeros pasos debemos dar para demostrar al gobierno o a un posible futuro monitor que nuestra empresa está comprometida con la mejora de su cultura y su programa de cumplimiento.
Estos son algunos de los primeros pasos correctivos:
- Plan de comunicaciones: La empresa debe diseñar un plan de comunicaciones escritas independiente. A través de la ejecución de su plan, la empresa deberá enfatizar la importancia crítica de una cultura de cumplimiento y enfatizar la obligación de todos en la empresa de levantar la mano si hay inquietudes. Este plan debe ejecutarse a lo largo de muchos años para garantizar que la cultura se arraigue en la empresa. Requerirá un ritmo constante de comunicación y mensajes que deben ser auténticos. Debe provenir del CEO y del equipo de liderazgo sénior, pero también de los mandos intermedios. Los empleados deben creer realmente (1) que la empresa quiere oír hablar de los problemas y (2) que los empleados no serán objeto de represalias por plantear problemas. La empresa también debe contar con un mecanismo que permita a los empleados informar de problemas de forma anónima.
- Adiestramiento: La empresa debe proporcionar una nueva capacitación a todos los empleados para reforzar el mensaje de comunicación, que debe reconocer el problema, enfatizar la importancia del cumplimiento e instruir a los empleados sobre su obligación de compartir los temas de preocupación con su función de cumplimiento. La capacitación también debe enfatizar la política de no represalias de la empresa contra aquellos que plantean inquietudes.
- Cumplimiento: El programa de cumplimiento de la empresa debe tener políticas y procedimientos para garantizar que cada inquietud de cumplimiento planteada por un empleado se examine y evalúe adecuadamente. Se debe mantener un registro de cada revisión que proporcione un análisis de la inquietud, identificando quién revisó el asunto y cómo se resolvió o escaló la inquietud. También debe existir un mecanismo para comunicar al empleado el estado del asunto planteado por el empleado, así como la resolución final. Estos asuntos deben ser supervisados por la gerencia de cumplimiento, y debe haber un proceso diseñado para garantizar que la alta dirección esté revisando los asuntos que plantean problemas significativos.
- Supervisión del CEO y de la Junta Directiva: El CEO y la Junta Directiva deben recibir actualizaciones periódicas sobre la eficacia del programa de cumplimiento para que puedan asegurarse de que los problemas se aborden adecuadamente y que permanezcan informados. Durante estas actualizaciones, deben ser informados de cualquier revisión que pueda suponer un riesgo significativo para permitirles mitigar el riesgo. Además, la función de cumplimiento debe tener una línea directa para comunicarse con el CEO siempre que surja un asunto urgente.
Los pasos descritos anteriormente son fundamentales para cualquier programa de cumplimiento y son pasos necesarios para demostrar al gobierno y a un posible monitor que la empresa está cambiando su forma de actuar.
Andrew J. O'Connell
Presidente, Investigaciones + Protección de clientes privados
El Sr. O'Connell supervisa y lleva a cabo investigaciones privadas y evaluaciones de seguridad en los Estados Unidos y el mundo. Se especializa en la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero y otras investigaciones de aplicación de la ley gubernamental, investigaciones internas corporativas, apoyo en litigios civiles y penales, asuntos de propiedad intelectual e inteligencia empresarial.
David H. Katz
Director General
David H. Katz tiene más de 25 años de experiencia en la investigación y el enjuiciamiento de fraudes complejos, así como en el examen y la evaluación de programas de cumplimiento. Es un miembro importante de la práctica de monitoreo de alto perfil de la firma. Anteriormente ocupó altos cargos en el Subcomité Permanente de Investigaciones del Senado de los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos y la NASD (ahora FINRA). El Sr. Katz comenzó su carrera en el Departamento de Justicia de los Estados Unidos como abogado litigante de la Sección de Fraude de su División Penal en Washington, DC, investigando y procesando casos de cuello blanco de alto perfil.
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