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7 pasos para una vuelta segura a la oficina
A medida que la pandemia de COVID-19 parece estar entrando en la fase endémica, las organizaciones están centrando su atención en la colaboración in situ y la interacción física entre los miembros del personal, muchos de los cuales han estado trabajando de forma remota durante casi dos años. Al mismo tiempo, las ciudades de todo Estados Unidos están experimentando aumentos récord en los delitos violentos, incluidos los robos de automóviles y los asaltos al transporte público, mientras que el país enfrenta un aumento de los costos de la gasolina. El momento para el regreso físico a la oficina no podría llegar en un momento más complicado y estresante tanto para las organizaciones como para las personas. Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones animar a los empleados a volver a la presencialidad y, al mismo tiempo, fomentar un entorno seguro?
Aquí hay siete pasos para ayudar a las organizaciones a proporcionar un regreso seguro a las oficinas y herramientas para que los empleados se sientan más cómodos al regresar al sitio.
1. Realice una evaluación de riesgos de seguridad + protección de su oficina
Para muchas organizaciones, en particular las ubicadas en grandes áreas urbanas, el entorno de seguridad actual es muy diferente al del inicio de la pandemia. Varias razones explican esta transición, incluida la tensión económica, la disminución de los recursos de salud mental y el aumento de las poblaciones sin hogar, entre otras.
Los principios de la Prevención del Delito a través del Diseño Ambiental (CPTED, por sus siglas en inglés) nos recuerdan que la falta de tráfico peatonal (como se experimentó en las áreas urbanas del centro durante la pandemia) se traduce en menos usuarios legítimos de los espacios públicos y privados y menos ojos y oídos para protegerse de las actividades ilícitas. Si el entorno delictivo que rodea a las instalaciones de una organización ha cambiado, las medidas de seguridad también deben ajustarse para garantizar que sean adecuadas al nivel de riesgo.
Además del vestíbulo principal y las instalaciones de oficinas, esta evaluación debe incluir el estacionamiento, el gimnasio, la cafetería, los espacios en la azotea, todas las entradas a las instalaciones, el muelle de carga, etc. En el caso de las organizaciones que se encuentran en instalaciones con varios inquilinos, pregunte a la administración del edificio si se ha completado recientemente una evaluación integral de seguridad y protección y pregunte qué medidas adicionales se han implementado en respuesta.
2. Actualizar los planes de gestión de emergencias + los protocolos de seguridad
La mayoría de los Planes de Gestión de Emergencias y Planes de Acción de Emergencia vigentes al inicio de la pandemia no se han actualizado. En este tiempo, es probable que las personas se hayan ido o se hayan unido a la organización, las operaciones podrían haber cambiado y es posible que existan diferentes prácticas de trabajo. Es esencial que estos planes reflejen con precisión las nuevas realidades de las organizaciones y se actualicen con las listas actuales de guardias de incendios, equipos de comando de incidentes y comités de seguridad. Estas personas también deberán recibir capacitación en sus funciones y responsabilidades en caso de una emergencia. Proporcionar formación específica y simulaciones de mesa ayuda a preparar a estos equipos para guiar a otros empleados en caso de emergencia.
3. Verifique las credenciales de control de acceso para asegurarse de que solo las personas autorizadas tengan acceso al sitio
Tenga en cuenta que la mayoría de las personas han interactuado exclusivamente a través de herramientas de reuniones virtuales y, a menudo, en grupos pequeños. En el pasado, personas de diferentes departamentos podrían haber interactuado en áreas comunes, como el enfriador de agua por excelencia, la impresora o la cafetería, pero para muchos esto no ha ocurrido. Incluso para aquellos que regresaron al sitio antes que otros, muchos de estos espacios comunes se cerraron debido a las restricciones de COVID-19. Como consecuencia, es posible que muchos empleados no reconozcan a todos los empleados o contratistas en el sitio, especialmente para los recién incorporados.
Esto significa que las credenciales de control de acceso, que deben actualizarse continuamente, deben auditarse antes de una devolución importante para asegurarse de que nadie conserve el acceso después de una terminación, renuncia, jubilación o conclusión de un contrato. Lo mismo debe hacerse con las llaves físicas.
4. Capacitar al personal en planes de seguridad y gestión de emergencias y realizar simulacros
La mayoría de los empleados de oficina no han participado en capacitación en seguridad física o gestión de emergencias desde el comienzo de la pandemia. Esto significa que están fuera de práctica en los procedimientos de emergencia para un entorno de trabajo presencial. Además, es muy probable que nuevas personas se hayan unido a la organización durante la pandemia. Con la llegada del verano, es probable que los pasantes también comiencen sus asignaciones de trabajo.
Las organizaciones no pueden asumir que los empleados y contratistas recordarán o podrán ponerse al día con los procedimientos de emergencia. En su lugar, deben proporcionar formación en seguridad y gestión de emergencias y realizar simulacros pertinentes en función del entorno de riesgo de la organización. La memoria muscular desarrollada a partir de estos ejercicios es clave.
También recomendamos participar en la capacitación sobre prevención e intervención de la violencia en el lugar de trabajo. El estrés de las condiciones actuales puede crear un entorno de trabajo más desafiante y un espacio en el que algunos empleados pueden no recordar las expectativas de trabajar en el sitio. Las personas deben saber que no se tolerará el comportamiento que interfiera con la misión de la organización, afecte negativamente a los colegas o cree un problema de seguridad. Además, los empleados deben ser capaces de reconocer los indicadores de violencia en el lugar de trabajo, que es un espectro de conducta que puede ir desde la comunicación abusiva hasta el lenguaje corporal agresivo y los altercados físicos. Capacite a los empleados para que reconozcan estos comportamientos a tiempo y los informen de inmediato para evitar una situación de seguridad más grave.
5. Evalúe cómo las personas transitan a la oficina + brinde apoyo
Durante la pandemia, una organización encargó a Guidepost que examinara el camino de un empleado en una gran área urbana para ir desde una estación central de trenes hasta la nueva oficina propuesta por la organización. La oficina fue promocionada como extremadamente moderna, con excelentes comodidades y tecnología de seguridad. El empleado expresó su preocupación por la caminata a la oficina, que antes de la pandemia no habría sido una preocupación. Durante la evaluación, nuestro equipo vio peligros significativos, ya que el empleado tendría que pasar por un gran campamento de personas sin hogar, atravesar una zona de construcción con acceso peatonal limitado y entrar en un área de la ciudad que había detenido el desarrollo durante la pandemia. Además, el camino tenía malas condiciones de iluminación, lo que agravaba los problemas de seguridad. Este empleado tenía preocupaciones legítimas de seguridad que debían abordarse.
Como medida del deber de cuidado, y como medida de reclutamiento y retención, alentamos a las organizaciones a encuestar al personal para comprender cómo llegan a las instalaciones. ¿Conducen, usan el transporte público o los viajes compartidos, andan en bicicleta o caminan? Una gran herramienta es proporcionar capacitación básica sobre seguridad en tránsito para recordar a los empleados que practiquen el conocimiento de la situación, obtengan estrategias para evitar desafíos de seguridad y aprendan técnicas de seguridad. Los recordatorios continuos y las oportunidades de capacitación sobre qué hacer en situaciones de emergencia mientras se está en tránsito, cómo responder a un intento de robo de automóvil y cómo lidiar con el acoso en el transporte público brindan excelentes temas para explorar. También considere la posibilidad de crear oportunidades para los amigos del transporte público conectando a los empleados interesados con otras personas que vengan de un área geográfica similar a la de la oficina. Otra opción es proporcionar escoltas de seguridad para ayudar a los empleados a llegar de manera segura a sus vehículos cuando salgan al final del día.
6. Recuerde a los empleados los servicios de EAP + asegúrese de que sepan cómo comunicar las preocupaciones de seguridad
Tenga en cuenta que la transición de regreso a un entorno físico después de los últimos dos años de pandemia es muy intimidante para muchos miembros del personal. Combinar esto con el estrés de las condiciones económicas, los requisitos familiares, las complejas condiciones políticas y los muchos desafíos de seguridad en el país y en el extranjero es una receta para un estrés significativo.
Trabaje con los empleados para crear un entorno flexible siempre que sea posible, recuérdeles los servicios del Programa de Asistencia al Empleado (EAP) y asegúrese de que tengan fácil acceso a la información de contacto del EAP, el número de plan de la empresa y cualquier requisito adicional. Esta también es una buena oportunidad para que el departamento de seguridad se ponga en contacto con los empleados y contratistas para asegurarse de que saben cómo comunicar las preocupaciones o los incidentes de seguridad.
7. Consulte con los empleados para evaluar sus necesidades de seguridad + protección
Consulte con los empleados para conocer su opinión sobre las necesidades de seguridad y protección en el lugar de trabajo. Recomiendo proporcionar a los empleados múltiples métodos para proporcionar esta información, por ejemplo:
- Una línea anónima para denunciar
- Portal del sitio web de informes de incidentes de seguridad
- Encuesta de percepción de seguridad en línea
- HR
Una encuesta de percepciones de seguridad en línea puede tomar rápidamente la temperatura de la organización e identificar las necesidades de seguridad, a menudo de manera proactiva. Esto envía el mensaje de que la organización se preocupa por la seguridad de los empleados y proporciona otro medio para que la organización identifique los problemas de seguridad y protección.
Es posible que desee considerar la posibilidad de contratar a un consultor externo independiente para obtener un punto de vista objetivo en el proceso. Esto puede garantizar que se está comparando con organizaciones similares y que se abordan todas las medidas de seguridad para regresar de manera segura a la oficina y, al mismo tiempo, brindar tranquilidad a los empleados que regresan al sitio.
Angela Osborne CPP, PSP, PCI
Vicepresidente Asociado, Soluciones de Gestión de Riesgos y Emergencias
Angela J. Osborne, PCI, PSP, CPP se especializa en planificación de gestión de emergencias, evaluaciones de riesgos de seguridad y evaluaciones de seguridad física. Ha trabajado con clientes en diversos sectores, incluyendo educación, gobierno, atención médica, legal, energía, manufactura y bienes raíces comerciales.
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